L'improvvisa morte dell'amministratore di condominio determina l'estinzione del rapporto di mandato che lo legava al condominio, con importanti conseguenze sulla gestione e, in particolare, sull'accesso e l'operatività del conto corrente condominiale.

Il rapporto tra l'amministratore e il condominio è riconducibile alla figura del mandato con rappresentanza. Secondo l'articolo 1722, n. 4, del Codice Civile, il mandato si estingue, tra le altre cause, "per la morte, l'interdizione o l'inabilitazione del mandante o del mandatario".

Di conseguenza, con il decesso dell'amministratore (mandatario), il suo incarico cessa immediatamente e tutti i poteri gestori e di rappresentanza a lui conferiti vengono meno. Questo significa che né l'amministratore defunto, né i suoi eredi, hanno più alcun titolo per gestire il patrimonio del condominio, incluso il potere di disporre delle somme giacenti sul conto corrente intestato al condominio stesso.  

La giurisprudenza ha chiarito che, alla cessazione dell'incarico, non opera alcun istituto di prorogatio o perpetuatio dei poteri, essendo anzi la cessazione (in questo caso per morte) espressione di una definitiva interruzione del rapporto.

Il conto corrente condominiale è, per legge, intestato al condominio. Tuttavia, la persona fisica autorizzata a operare su tale conto (effettuare pagamenti, prelievi, bonifici) è l'amministratore in carica, in qualità di legale rappresentante.

Con la sua morte e la conseguente estinzione del mandato, viene a mancare l'unico soggetto legittimato a disporre delle somme. La banca, informata del decesso, è tenuta a bloccare l'operatività del conto per impedire accessi non autorizzati, anche da parte degli eredi dell'amministratore, i quali non acquisiscono alcun diritto di gestione ma solo l'obbligo di restituire eventuali documenti o fondi del condominio in loro possesso. Pertanto, nessun condomino, neanche agendo singolarmente, può pretendere di accedere o operare sul conto corrente.

Per ripristinare la normale gestione e ottenere nuovamente l'accesso al conto, è indispensabile nominare un nuovo amministratore. La procedura da seguire è la seguente:

- Convocazione dell'Assemblea dei Condomini: L'assemblea è l'organo sovrano del condominio e l'unico titolato a deliberare la nomina del nuovo amministratore. L'iniziativa per la convocazione di un'assemblea straordinaria può essere presa da ciascun condomino, data l'urgenza di colmare il vuoto di gestione.

- Nomina del Nuovo Amministratore: L'assemblea delibera la nomina del nuovo amministratore con le maggioranze previste dalla legge. Il verbale dell'assemblea che attesta la nomina è il documento fondamentale che conferisce al nuovo amministratore i poteri di rappresentanza.

- Accesso al Conto da parte del Nuovo Amministratore: Una volta nominato, il nuovo amministratore deve presentarsi presso l'istituto di credito dove è acceso il conto corrente condominiale, munito di:

A) Un proprio documento di identità e codice fiscale.

B) Copia del verbale di assemblea che attesta la sua nomina, da cui risulti la sua legittimazione come nuovo rappresentante legale del condominio.

La banca, verificata la regolarità della nomina, provvederà ad aggiornare i poteri di firma sul conto, consentendo al nuovo amministratore di operare in nome e per conto del condominio. 

Il nuovo amministratore potrà così effettuare i pagamenti urgenti, richiedere estratti conto per ricostruire la contabilità e proseguire la normale gestione.

Qualora l'assemblea non riesca a raggiungere un accordo sulla nomina del nuovo amministratore (ad esempio per mancanza del quorum costitutivo o deliberativo), la legge prevede una soluzione per evitare la paralisi gestionale. Ciascun condomino può rivolgersi all'autorità giudiziaria per richiedere la nomina di un amministratore giudiziale, ai sensi dell'articolo 1129, comma 1, del Codice Civile. L'amministratore nominato dal Tribunale avrà pieni poteri di gestione e potrà, quindi, operare sul conto corrente condominiale.

Gli eredi dell'amministratore deceduto sono tenuti a un obbligo di restituzione. Essi devono consegnare al nuovo amministratore, non appena nominato, tutta la documentazione relativa alla gestione condominiale che era in possesso del loro dante causa. Questo obbligo discende direttamente dalle norme sul mandato e dall'art. 1129, comma 8, c.c., che impone all'amministratore cessato (e per esso ai suoi eredi) la consegna di "tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini". 

La mancata restituzione può essere fonte di responsabilità e legittimare un'azione legale da parte del condominio per ottenere la consegna coattiva dei documenti e il risarcimento degli eventuali danni.